PRÉAMBULE | CONFORMITÉ

La protection des données personnelles et le respect de la vie privée de nos clients et utilisateurs revêtent une grande importance à nos yeux.

La présente politique de confidentialité (la « Politique ») a pour fonction d’informer nos clients, ainsi que les utilisateurs finaux (« vous ») de l’application VIRTUAL HALL® (l’ « Application »), conformément à la Loi fédérale suisse sur la protection des données (« LPD ») et, le cas échéant pour les utilisateurs concernés, au Règlement Général sur la Protection des Données de l’Union Européenne (« RGPD »).

Elle détaille les données personnelles susceptibles d’être traitées dans le cadre de l’utilisation de l’Application, pourquoi elles le sont, comment nous les utilisons ou y avons accès, et vos droits les concernant.

Note importante sur la collecte de données : Conformément aux indications de notre équipe technique, Virtual Hall® est conçue pour minimiser la collecte directe de données personnelles identifiables. Nous ne collectons et ne traitons directement que les données strictement nécessaires au fonctionnement technique de l’Application et aux services optionnels explicitement décrits ci-dessous (comme la newsletter si vous y souscrivez séparément). La gestion des comptes utilisateurs, les achats et les statistiques de base liées à votre compte sur la plateforme sont gérés par Meta Platforms Ireland Limited (ou le fournisseur de la plateforme applicable), conformément à leur propre politique de confidentialité.

Lorsqu’il est fait référence au consentement comme base légale du traitement, cela signifie que nous vous demandons votre accord explicite avant de collecter ou traiter la donnée concernée (par exemple, via une case à cocher lors de l’inscription à la newsletter sur notre site web, ou un paramètre dans l’Application pour une fonctionnalité optionnelle). Si vous ne donnez pas votre consentement, ou si vous le retirez ultérieurement, les données concernées ne seront pas traitées (ou ne le seront plus).

Lorsqu’il est fait référence à l’exécution du contrat comme base légale, cela signifie que le traitement est indispensable pour fournir le service que vous avez demandé (utiliser l’Application VIRTUAL HALL®) et que le traitement se fonde sur le contrat qui nous lie, tel que les conditions d’utilisation de l’Application VIRTUAL HALL®.

Lorsqu’il est fait référence à l’intérêt légitime comme base légale, cela signifie que nous traitons les données pour assurer le fonctionnement technique, la sécurité de nos services ou analyser l’utilisation de manière globale et anonymisée pour améliorer nos services, tout en veillant à ce que ce traitement respecte vos droits et libertés. Vous pouvez vous opposer à certains de ces traitements (voir Section 6).

Vous trouverez ci-dessous plus d’informations sur :

• Qui nous sommes et comment nous contacter (y compris notre représentant dans l’UE) (Section 1).

• Les produits et services concernés (Section 2).
• Les catégories de données personnelles traitées, leurs sources, finalités et bases légales (Section 3).
• Les destinataires de vos données (plateforme, sous-traitants) (Section 4).
• La durée de conservation (Section 5).
• Vos droits (accès, rectification, effacement, opposition, etc.) et comment les exercer (Section 6).
• Les modifications de la présente Politique (Section 7).
• La sécurité des données (Section 8).
• La validité de la Politique (Section 9).

1. CONTACT

1.1. Responsable du Traitement (Suisse)

Les responsables de la présente Politique et de tout traitement de données personnelles relativement à nos produits et services sont conjointement :

• Initiative/marque déposée : Fondation de l’Orchestre de la Suisse Romande à Genève (FOSR)

• Concepteur et licence d’exploitation : CYBEL’ART SA / IDE: CHE-110.130.923

• Adresse : Grand’Rue 29, 1110 Morges (VD), Suisse

• Technologie : Powered by Real Illusions XR Engine

Nous pouvons être contactés aux coordonnées suivantes :

• Par téléphone : +41(21) 802 50 86 ou +41(22) 807 00 00
• Par e-mail : contact@virtual-hall.com ou desk@cybelart.dev

1.2. Représentant dans l’Union Européenne (conformément à l’Art. 27 RGPD)

Pour les utilisateurs situés dans l’Union Européenne, notre représentant désigné pour les questions relatives à la protection des données est :

• Nom: Philippe Font chez Real Illusions (France)
• Email: desk@cybelart.dev | rgpd@realilusions.io

Vous pouvez contacter notre représentant pour toute question relative au traitement de vos données personnelles sous le RGPD.

2. CHAMP D’APPLICATION

La présente Politique s’applique aux produits et services suivants :

2.1. L’Application VIRTUAL HALL®

L’Application VIRTUAL HALL® est une application immersive disponible sur le Meta Horizon Store (Meta Quest) et potentiellement d’autres supports futurs.

2.2. Services d’e-mail et de newsletters (Optionnels)

Communication relative aux produits et services, newsletters d’information et offres promotionnelles (y compris celles de partenaires), uniquement sous réserve de votre inscription volontaire et de votre consentement explicite via notre site web ou un autre moyen distinct de l’Application

3. CATÉGORIES ET BUTS DES DONNÉES TRAITÉES

3.1. Données que nous ne traitons PAS directement

Nous tenons à souligner les catégories de données que nous ne collectons PAS ou ne traitons PAS directement via l’Application :

• 3.1.1. Données de compte utilisateur spécifiques à Virtual Hall® : Nous ne créons ni ne gérons de comptes utilisateurs séparés pour l’Application.

L’accès et l’identification se font via votre compte Meta (ou autre plateforme applicable). Nous ne collectons donc directement ni votre nom, ni votre adresse e-mail via l’Application à des fins de gestion de compte.

• 3.1.2. Données de paiement : Les transactions liées à l’achat de l’Application ou de contenus additionnels sont traitées directement par Meta (ou la plateforme de distribution concernée) via votre compte sur cette plateforme. Nous n’avons pas accès à vos informations de paiement.
• 3.1.3. Catégories de données sensibles (« spéciales ») : Nous ne traitons pas activement de données sensibles (origine ethnique, opinions politiques, convictions religieuses, santé, orientation sexuelle, données génétiques/biométriques à des fins d’identification unique, condamnations pénales). Si vous nous communiquez de telles données volontairement et de manière non sollicitée (par exemple via une adresse email révélatrice dans le cadre d’une demande de support), elles ne seraient traitées que dans le cadre strict de la réponse à votre demande.
• 3.1.4. Données audio (entrée vocale) : Nous ne collectons PAS de données vocales via le microphone de votre casque ou appareil à ce jour.
• 3.1.5. Données sociales (interactions multijoueurs) : L’Application ne comporte pas actuellement de fonctionnalités multijoueurs. Nous ne collectons donc PAS de données liées aux interactions directes entre utilisateurs au sein de l’Application (par ex. : liste d’amis, historique de chat).
• 3.1.6. Contenu des fichiers média consultés : L’Application permet d’accéder à des fichiers vidéo, audio et images. Ces fichiers peuvent être temporairement stockés (mis en cache) sur votre appareil pour optimiser les performances et réduire l’utilisation de la bande passante. Nous ne collectons, n’analysons ni ne partageons le contenu de ces fichiers.

3.2. Catégories de données personnelles traitées, finalités, bases légales et sources

Les données personnelles que nous sommes susceptibles de traiter sont limitées aux catégories suivantes :

• 3.2.1. Informations techniques et de connexion collectées lors de l’utilisation de l’Application VIRTUAL HALL®

• 3.2.2. Données d’interaction en Réalité Virtuelle (RV) traitées en temps réel

• 3.2.3. Informations collectées via les services d’e-mail et newsletters (si souscription volontaire)

4. DESTINATAIRES DES DONNÉES (PLATEFORME, SOUS-TRAITANTS)

Nous ne vendons ni ne louons vos données personnelles. Nous ne partageons vos données personnelles identifiables avec des tiers que dans des cas limités et contrôlés :

4.1. Plateforme de Distribution (Meta)

L’utilisation de l’Application via le Meta Horizon Store implique que Meta Platforms Ireland Limited traite certaines de vos données en tant que fournisseur de la plateforme (gestion de votre compte Meta, paiements, fourniture de l’environnement d’exécution, potentiellement collecte de statistiques d’utilisation). Ces traitements sont soumis à la politique de confidentialité de Meta, que nous vous invitons à consulter.

4.2. Transmission à des prestataires externes (sous-traitants)

Nous faisons appel à des prestataires pour des opérations techniques spécifiques. Nous ne leur transmettons que les données strictement nécessaires à leur mission et exigeons d’eux, par contrat (avenant de traitement de données), qu’ils respectent la confidentialité de vos données, ne les utilisent que pour notre compte et selon nos instructions, conformément à la LPD et au RGPD (Art. 28).

Nous privilégions les prestataires basés en Suisse ou dans l’Espace Économique Européen (EEE). Si un transfert de données hors de ces zones est nécessaire (par exemple, vers les États-Unis pour l’hébergement vidéo), il ne s’effectue que si des garanties appropriées sont en place (par exemple, Clauses Contractuelles Types approuvées par la Commission Européenne et validées par le PFPDT, décision d’adéquation pertinente).

4.3. Liste des principaux prestataires et finalités

4.4. Obligations légales

Nous pouvons être amenés à divulguer vos données si la loi l’exige (par exemple, à une autorité judiciaire ou administrative) ou si nous estimons de bonne foi que cela est nécessaire pour nous conformer à une procédure légale, répondre à des réclamations ou protéger nos droits, nos biens ou notre sécurité, ainsi que ceux de nos utilisateurs ou du public.

5. PÉRIODE DE STOCKAGE

5.1. Principe général

Nous conservons les données personnelles que nous traitons directement uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, y compris pour satisfaire à toute exigence légale ou de reporting applicable à ces données spécifiques.

5.2. Durées spécifiques

• Données de compte : Nous ne conservons pas de données de compte utilisateur distinctes. La gestion des comptes s’effectue via votre compte Meta (ou autre plateforme applicable) selon leur politique de conservation.

• Logs techniques : Les logs techniques (ex: adresse IP pour la sécurité lors de la connexion aux serveurs de contenu) sont conservés pour une durée limitée n’excédant pas 30 jours, sauf nécessité légale ou de sécurité impérieuse justifiant une conservation prolongée.
• Données d’interaction : Les données d’interaction en temps réel (mouvements, commandes, hand tracking si activé) ne sont pas stockées par Virtual Hall®.
• Données d’analyse : Les données d’utilisation agrégées et anonymisées sont conservées tant qu’elles sont utiles à l’amélioration du service, mais sans permettre d’identification personnelle.
• Données liées aux newsletters (si applicable) : Votre adresse e-mail est conservée tant que vous ne retirez pas votre consentement. Cette conservation ne s’applique que si vous vous êtes inscrit volontairement à notre newsletter séparément de l’utilisation de l’Application.

6. VOS DROITS CONCERNANT VOS DONNÉES PERSONNELLES

Conformément à la LPD et au RGPD (pour les utilisateurs concernés), vous disposez des droits suivants concernant les données personnelles que nous pourrions détenir sur vous :

• 6.1. Droit d’accès : Obtenir confirmation que des données vous concernant sont traitées par nos soins, y accéder et en obtenir copie.

• 6.2. Droit de rectification : Faire corriger des données personnelles inexactes ou incomplètes que nous détenons (principalement l’adresse e-mail de la newsletter si vous y êtes abonné).
• 6.3. Droit à l’effacement (« Droit à l’oubli ») : Demander la suppression de vos données personnelles que nous détenons, dans les cas prévus par la loi.

• Données concernées : Les données personnelles que nous pourrions détenir vous concernant (par exemple, votre adresse e-mail si vous êtes inscrit à la newsletter, ou les logs techniques temporaires liés à votre adresse IP avant leur suppression automatique).

• Limitations : Ce droit n’est pas absolu. Nous pouvons conserver certaines données si nécessaire pour respecter une obligation légale, constater, exercer ou défendre des droits en justice. Les données traitées par Meta sont soumises à leur politique.

• 6.4. Droit à la limitation du traitement : Demander le « gel » de l’utilisation de vos données que nous détenons, dans certaines situations (contestation de l’exactitude, traitement illicite, etc.).
• 6.5. Droit d’opposition :

• Vous opposer, pour des motifs légitimes tenant à votre situation particulière, au traitement de vos données basé sur notre intérêt légitime (ex: utilisation de l’adresse IP pour la sécurité).
• Vous opposer à tout moment au traitement de vos données à des fins de prospection commerciale (concerne principalement la newsletter).

• 6.6. Droit à la portabilité des données : Recevoir les données personnelles que vous nous avez fournies et que nous détenons (principalement votre adresse e-mail si vous êtes abonné à la newsletter et que le traitement est automatisé) dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et les transmettre à un autre responsable de traitement, lorsque le traitement est basé sur le consentement et effectué par des moyens automatisés.
• 6.7. Droit de retirer votre consentement : Lorsque le traitement est basé sur votre consentement (ex: newsletter, hand tracking), vous pouvez le retirer à tout moment, sans que cela n’affecte la licéité du traitement antérieur. Le retrait s’effectue via les mécanismes prévus (lien de désinscription, paramètre dans l’Application pour le hand tracking) ou en nous contactant.
• 6.8. Droit d’introduire une réclamation : Si vous estimez que le traitement de vos données personnelles constitue une violation de la législation applicable, vous avez le droit1 de déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle compétente :

• Suisse : Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT).
• UE : Autorité de protection des données de votre pays de résidence habituelle, de travail ou du lieu de la violation alléguée.

6.9. Exercice de vos droits : Pour exercer vos droits listés ci-dessus, veuillez nous contacter par email à contact@virtual-hall.com ou, pour les résidents de l’UE, contacter également notre représentant à desk@cybelart.dev. Nous pourrons vous demander de prouver votre identité pour garantir la sécurité de vos données et traiterons votre demande dans les délais légaux (généralement 30 jours).

7. MODIFICATIONS DE LA PRÉSENTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Nous pouvons réviser cette Politique de temps à autre, notamment pour l’adapter aux évolutions légales, technologiques ou fonctionnelles. La version applicable est celle en vigueur à la date de votre utilisation de l’Application, telle que publiée sur notre site web www.virtual-hall.com/privacy-policy-vhapp (ou un lien équivalent accessible depuis l’Application). En cas de modification substantielle ayant un impact significatif sur vos droits ou la manière dont nous traitons vos données, nous vous en informerons par un moyen approprié (par exemple, notification dans l’Application ou sur notre site web). Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette Politique.

8. SÉCURITÉ DES DONNÉES

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles que nous traitons (principalement les logs IP temporaires et les emails de la newsletter, le cas échéant) contre la perte, l’accès non autorisé, la divulgation, l’altération ou la destruction, conformément aux exigences légales applicables et à l’état de l’art. Cela inclut des mesures comme le contrôle d’accès logique et physique, le chiffrement lorsque pertinent (par exemple, pour les transferts de données), la pseudonymisation lorsque possible, et des accords de traitement de données avec nos sous-traitants qui leur imposent des obligations de sécurité strictes. Toutefois, aucune mesure de sécurité n’est infaillible et nous ne pouvons garantir une sécurité absolue.

9. VALIDITÉ ET LANGUE

• Date de dernière révision : 31 mars 2025
• Version actuelle : 2.1.1
• Entrée en vigueur : 31 mars 2025

La présente Politique est rédigée en français. En cas de traduction dans d’autres langues, la version française fait foi en cas de divergence.

FIN

Politique de confidentialité